Czas pracy to jedna z najtrudniejszych, a zarazem najbardziej kontrowersyjnych części prawa pracy. Niejasny język przepisów Kodeksu pracy wzmaga tylko poczucie niepewności co do prawidłowości rozwiązywanych problemów, w obliczu których muszą stawać pracownicy zajmujący się na co dzień zagadnieniami z tego obszaru. Nasze szkolenie kierowane jest właśnie do takich osób. W Za udział w obligatoryjnym spotkaniu integracyjnym, które odbywa się po godzinach pracy, przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. Kwestię tę reguluje rozdz. V Kodeksu pracy – Praca w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z art. 151.1: § 1. Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości: Pracownikowi nie wolno samowolnie opuszczać terenu przedsiębiorstwa w godzinach pracy. Może on natomiast zrobić sobie pewnego rodzaju przerwę, którą wykorzysta na załatwienie swoich pozasłużbowych spraw. Chodzi o wyjścia prywatne, które także są odnotowywane w dokumencie ewidencji czasu pracy. Zmiany w kodeksie pracy, które miały ułatwić załatwianie prywatnych spraw w godzinach pracy, są niekorzystne dla niepełnosprawnych. Aktualizacja: 29.07.2014 10:16 Publikacja: 29.07.2014 10:16 opuszczenie miejsca pracy w jej godzinach leży w interesie pracownika i nie wymaga przedstawiania w Dziale Spraw Pracowniczych. 3. Ustala się maksymalny dopuszczalny czas zwolnienia z części dnia pracy na 4 godziny. Jeżeli pracownik potrzebuje w danym dniu więcej czasu wolnego powinien skorzystać z urlopu kiedy pracownik wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych, dopuszczalność pracy w godzinach nadliczbowych, roczny limit godzin nadliczbowych (stanowisko PIP), dodatki do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, rekompensowanie pracy w godzinach nadliczbowych, prywatne wyjścia pracownika bez nadgodzin, Praca w niedziele i święta: . Z pewnością większości z nas zdarzyło się choć raz wyjść z pracy w prywatnym celu. Jak się okazuje, zachowanie takie rodzi pewne konsekwencje i chcąc zachować się zgodnie z prawem i obowiązującymi w firmie zasadami należy spełnić kilka podstawowych warunków. W jaki sposób zachować się, kiedy chcesz wyjść wcześniej z pracy lub po prostu oddalić się na chwilę? Właśnie dla osób zadających sobie takie pytania przygotowaliśmy krótki odebrania ważnej paczki, załatwienia urzędowej sprawy lub dowiezienia dziecka do przedszkola czy szkoły - tego rodzaju sytuacje przydarzają się niezwykle często. Problem pojawia się jednak wówczas, gdy przebywamy w miejscu pracy i nie może tak po prostu wyjść. Co należy zrobić w takiej sytuacji? Podpowiadamy! Ewidencja czasu pracy w firmieKażdy przedsiębiorca, który zatrudnia osoby na podstawie umowy o pracę, jest z mocy prawa zobligowany do prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz listy obecności pracowników. Na podstawie tych dokumentów obliczane są później wynagrodzenia, wszelkiego typu urlopy oraz dni wolne. Bardzo często pracodawcy wymagają od swoich podwładnych także tego, aby pamiętali o tym, że z formalnego punktu widzenia należy złożyć wniosek o wyjście prywatne. Ma to bowiem szczególne znaczenie przede wszystkim w przypadku, gdy pracownik, który miał w danym czasie przebywać w miejscu pracy, będzie mieć wypadek lub dozna jakiegoś innego urazu. Przepustka w pracy lub przepustki do pracy pozwolą wykazać podczas kontroli ze strony ubezpieczyciela, czy pracownik o konkretnej godzinie znajdował się na terenie zakładu, czy też w innym miejscu. Czym jest wyjście prywatne w godzinach pracy?Jak się okazuje, opuszczenie miejsca pracy bez wcześniejszego zgłoszenia tego faktu pracodawcy lub reprezentującemu go w tej materii pracownikowi jest poważnym naruszeniem obowiązków pracowniczych. Ustawodawca wskazuje, że w niektórych sytuacjach przedsiębiorca nie ma możliwości odmówienia przepustki pracownikowi. Należą do nich przede wszystkim okoliczności, gdy osoba zatrudniona musi stawić się w sądzie, prokuraturze czy w komendzie policji. Wówczas przepustka w pracy zostaje przyznana od ręki i pracownik może opuścić firmę na tak długo, jak to będzie konieczne. Wyjścia prywatne w godzinach pracy - o czym trzeba pamiętać?To, że w Kodeksie pracy uwzględniono wyjścia prywatne w godzinach pracy nie oznacza, że należy prawa tego nadużywać. Zaleca się oczywiście zachowanie umiaru i wnioskowanie wyłącznie w ważnych sprawach, które nie mogą zaczekać. W przepisach nie znajdziemy co prawda listy powodów, dla których możemy opuścić zakład pracy, ale przyjmuje się, że należą do nich na przykład wizyta u lekarza czy wszelkiego rodzaju obowiązki związane z opieką nad dziećmi. Bardzo wiele zależy w tym obszarze także od wielkości przedsiębiorstwa i liczby zatrudnionych w nim osób. Inaczej sytuacja będzie wyglądać w dużych zakładach pracy, w których listę obecności i rejestrację czasu pracy traktuje się bardzo poważnie, a inaczej w niewielkich firmach, gdzie dopuszcza się większą elastyczność. Jak już wspomniano, wszystko jest kwestią rozsądku i świadomości, z jakimi następstwami wiąże się wniosek o wyjście prywatne. Odpracowywanie wyjść prywatnych?Kluczowe znaczenie w przypadku wyjść prywatnych ma to, w jaki sposób należy uwzględniać je przy obliczaniu miesięcznego czasu pracy. Zgodnie z uregulowaniami ustawowymi, wyjść takich nie można zaliczyć do czasu pracy, a więc w praktyce konieczne jest odpracowanie wyjścia prywatnego w innym terminie. Nie ma tutaj znaczenia to, jaki dzień wybierzemy. Bardzo często pracownicy po prostu zostają danego dnia dłużej w pracy i tym samym mogą mówić o przepracowaniu pełnego wymiaru czasu pracy wynikającego z umowy. Wyjście prywatne może także zająć nawet kilka godzin i niezbędne będzie odpracowanie tego czasu stopniowo, na przykład przez kilka dni. Wszystko zależy tutaj od porozumienia między pracownikiem i pracodawcą. Najważniejszą kwestią jest bowiem wypracowanie takiego modelu, który będzie odpowiadać obu stronom. Jak prowadzić ewidencję wyjść prywatnych?Odpracowanie wyjść prywatnych nie może powodować jednak, że pracownik nie będzie mógł zachować wymaganego przepisami odpoczynku dobowego lub tygodniowego. Zgodnie z Kodeksem pracy osobie zatrudnionej przysługuje prawo do minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu jednej doby i 35 godzin w tygodniu. Co do zasady, pracownik powinien odrobić godziny do końca roku rozliczeniowego, ale jeśli jest to niemożliwe, obowiązek ten zostanie przeniesiony na kolejny rok. Pod tym względem bardzo ważne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji czasu pracy, w tym także wyjść prywatnych. Coraz więcej pracodawców prowadzi elektroniczny rejestr, dzięki czemu wszystkie potrzebne dane są katalogowane w jednym miejscu i można w łatwy sposób je odszukać. W ewidencji należy zanotować datę oraz godzinę opuszczenia zakładu pracy oraz powrotu do firmy, jak i celu wyjścia prywatnego. Przy każdym wpisie musi znaleźć się podpis pracownika oraz osoby udzielającej przepustki. Wyjścia prywatne w godzinach pracy a wynagrodzenieOpuszczenie siedziby firmy w czasie godzin pracy wiąże się nie tylko z koniecznością późniejszego odpracowania tych godzin, ale może skutkować także zmianą wysokości wynagrodzenia. Istnieją jednak przypadki, w których pracodawca może wydać decyzję o tym, że pracownik otrzyma wypłatę za okres, w którym korzystał z możliwości wyjścia prywatnego. Mowa jednak wyłącznie o szczególnych sytuacjach takich jak wspomniana już wcześniej wizyta w sądzie czy prokuraturze. W pozostałych okolicznościach, jeśli pracownik odrobi godziny, może liczyć na standardowe i zgodne z umową wynagrodzenie. Jeżeli z jakichś powodów odrobienie tego czasu nie będzie możliwe, wtedy strony mogą dojść do porozumienia polegającego na tym, że pensja zostanie zmniejszona proporcjonalnie do liczby godzin, które pracownik przebywał poza zakładem pracy. Kto z nas nie musiał wyjść w godzinach pracy z biura czy zakładu, np. na miesiącami oczekiwaną wizytę lekarską czy rozpoczęcie roku szkolnego dziecka? Nie da się bowiem ukryć, że takie wizyty lub uroczystości z reguły odbywają się w godzinach pracy. Jeżeli wyczerpaliśmy już pulę urlopu na żądanie (4 dni w skali roku), to powstaje pytanie, co może w takiej sytuacji zrobić zarówno pracownik, jak i pracodawca, aby interesy i bezpieczeństwo prawne każdej ze stron było zachowane w przypadku konieczności „wyjścia prywatnego" w czasie pracy. Brak regulacji Kwestia odpracowania wyjścia prywatnego budzi wiele problemów praktycznych, gdyż nie jest wystarczająco i jednoznacznie uregulowana w kodeksie pracy. Pracownik może zwrócić się do pracodawcy o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, jednak dopuszczalna długość takiego zwolnienia nie jest uregulowana przepisami. Tak samo zresztą jak okres, do którego pracownik ma odpracować takie zwolnienie oraz sposób obliczenia liczby godzin pracy przypadających do odpracowania. W związku z brakiem szczegółowych regulacji prawnych w tym zakresie, pracodawcy mają pewną swobodę w ustalaniu zasad odpracowywania wyjścia prywatnego. Niemniej jednak muszą uważać na kilka kwestii. To nie nadgodziny Jedyną regulacją dotyczącą wyjścia prywatnego w kodeksie pracy jest art. 151 § 2 1 , wyraźnie wskazujący, że „nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych odpracowanie zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych". Przepis ten został wprowadzony do kodeksu w sierpniu 2013 r. Do tego czasu powszechną praktyką i ryzykiem pracodawcy było zaliczanie odpracowywanego czasu na poczet nadgodzin. Takie sytuacje mogły mieć miejsce w przypadku np. wielogodzinnych wyjść prywatnych czy takich, które obejmują cały dzień pracy. Prawo nie daje żadnych wytycznych, co do długości wyjścia prywatnego, co oznacza, że w danym dniu pracy może trwać ono od kilkunastu minut po cały dzień roboczy. Najpierw zgłoszenie Choć dyspozycja art. 151 § 2 1 wydaje się jasna – że odpracowanie wyjścia prywatnego nie stanowi nadgodzin – to jednak pracodawca uchroni się od potraktowania i rozliczenia czasu pracy poświęconego na odpracowanie jako nadgodzin jedynie wtedy, gdy zostaną dochowane określone formalności. Zdecydowanie taką formalnością jest złożenie przez pracownika wniosku o zgodę na wyjście prywatne na piśmie. Jedynie w przypadku dochowania tej formalności pracodawca może polegać na regulacji art. 151 § 2 1 wyłączającej z nadgodzin odpracowanie przez podwładnego takiego wyjścia. Przepisy nie nakazują, aby również zgoda pracodawcy była udzielona w formie pisemnej. Pracodawca może jej więc udzielić także ustnie. Jednak podejmuje wówczas ryzyko, że w przypadku odpracowania przez pracownika wyjścia, czas pracy zostanie uznany za nadgodziny, włącznie z koniecznością zapłaty odszkodowania. Wskazana forma pisemna W interesie pracodawcy leży, aby zobowiązać pracowników do składania takich wniosków na piśmie. Odpowiednie wytyczne może zawierać np. regulamin pracy, układ zbiorowy pracy czy wewnętrzna polityka pracodawcy. Gdy w danym zakładzie zatrudnionych jest mniej niż 20 pracowników i nie ma spisanych żadnych wewnętrznych polityk ani wytycznych dla załogi, pracodawca powinien umieścić takie instrukcje w informacji pisemnej dla pracowników, o której mówi art. 29 § 3 in finem jako uszczegółowienie instrukcji dotyczącej „potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiana nieobecności w pracy". W tym kontekście najprostszą metodą dla pracodawcy byłoby stworzenie odpowiedniego wzoru wniosku. Innym wariantem jest też uzupełnienie o opcję wyjścia prywatnego wniosku urlopowego, na którym pracownik w odpowiedniej rubryce odznaczałby charakter nieobecności w pracy. W takiej sytuacji dział kadr i płac nie będzie miał wątpliwości, czy czas odpracowania przez podwładnego wyjścia w celach prywatnych należy zaliczyć do nadgodzin, czy nie. Co więcej, rekomendowane jest, aby na takim wniosku o wyjście prywatne zawarta była również deklaracja, co do terminu jego odpracowania. Wniosek dotyczący wyjścia prywatnego pracownik musi złożyć przed jego rozpoczęciem. Z kolei pracodawca może, ale nie musi, wyrazić zgodę na to wyjście. Jeśli odmówi, opuszczenie przez pracownika stanowiska pracy może zostać uznane za nieusprawiedliwione i samowolne oddalenie się z miejsca pracy ze wszystkimi możliwymi konsekwencjami. Termin odpracowania Z drugiej strony przepisy pozostawiają pełną dowolność co do formy, w której strony powinny ustalić termin na odpracowanie wyjścia prywatnego. Może to nastąpić również w formie ustnej lub nawet mailowej. Rekomendowane jest, aby takie ustalenia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą były odpowiednio udokumentowane (chociażby w formie mailowej). Dzięki temu dział kadr i płac będzie wiedział, jak rozliczyć taką nieobecność i jej ewentualne odpracowanie. Należy jednak zauważyć, że prawo nie nakłada obowiązku odpracowania wyjścia prywatnego. Pracodawca może potraktować taką nieobecność jak np. urlop bezpłatny albo dodatkowy płatny urlop. Warunkiem jest jednak, aby te same zasady obowiązywały wszystkich pracowników. W przeciwnej sytuacji możemy mieć do czynienia z nierównym traktowaniem pracowników. Jeśli w firmie obowiązuje zasada odpracowywania wyjść prywatnych, pracodawca zgadzając się na odpracowanie przez podwładnego wyjścia prywatnego musi pamiętać o pewnych ograniczeniach. Przede wszystkim obowiązek odrobienia wyjścia z pracy w celach osobistych nie może naruszać dobowych ani tygodniowych minimalnych norm odpoczynku (11 godzin w ciągu doby i 35 w tygodniu). Co do zasady, nie może ono również ingerować w system pięciodniowego tygodnia pracy lub minimalnej liczby dni wolnych od pracy. Przepisy nie narzucają terminu, w którym pracownik powinien odpracować wyjście prywatne. Zatem każdorazowo będzie to zależeć od pracodawcy i wewnętrznych ustaleń. Zazwyczaj pracodawcy określają, że powinno to nastąpić w tym samym okresie rozliczeniowym lub w danym miesiącu. Z zachowaniem limitów Liczba godzin możliwych do odpracowania wyjść prywatnych determinowana jest zarówno przez prawo pracownika do dobowego oraz tygodniowego odpoczynku, jak również zależy od systemu czasu pracy, do którego przynależy dany zatrudniony. Różnice w odpracowaniu można zilustrować na przykładzie osoby zatrudnionej w podstawowym oraz równoważnym systemie czasu pracy. Liczba godzin do odpracowania nie jest bowiem uniwersalna dla każdego systemu. W systemie równoważnym, w sytuacji świadczenia pracy do 12 godzin, opcja odrobienia wyjścia prywatnego jest bardziej restrykcyjna. Przykład Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy może maksymalnie odpracować 5 godzin, czyli łącznie może świadczyć pracę przez 13 godzin. Większa liczba godzin pracy spowodowałaby naruszenie jego prawa do 11-godzinnego odpoczynku. Przykład W dniu, w którym podwładny świadczy pracę w wymiarze 12 godzin, dopuszczalne jest odpracowanie tylko 1 godziny wyjścia prywatnego bez naruszenia odpoczynku dobowego. Dlatego jedynie odpracowanie wyjścia prywatnego po zrealizowaniu pełnej normy dobowej albo tygodniowej, ale z zachowaniem prawa pracownika do odpoczynku, nie będzie traktowane jako praca w nadgodzinach (jeżeli nie złoży on pisemnego wniosku, o którym mowa wyżej). Nie można też odpracować kilkugodzinnego wyjścia prywatnego z pracy w sobotę. Oznaczałoby to bowiem, że podwładny musiałby pracować sześć dni w tygodniu, co jest sprzeczne z zasadą pięciodniowego tygodnia pracy. Gdyby jednak pracownik wziął cały dzień wolny jako dzień dodatkowy (czyli faktycznie w danym tygodniu pracy pracował cztery dni robocze), to oznacza, że mógłby takie całodniowe wyjście odpracować w sobotę. Nie zmieniłoby to bowiem wymiaru jego tygodniowego czasu pracy. Co z wynagrodzeniem Jedną z kluczowych kwestii dla każdego zatrudnionego jest prawo do wynagrodzenia, które w kontekście wyjścia prywatnego ulega pewnym modyfikacjom. Również w tym zakresie przepisy nie przychodzą z pomocą pracodawcom, gdyż nie rozstrzygają wątpliwości dotyczących wpływu wyjść prywatnych na wynagrodzenie. W tym zakresie pomocna może być jedna z podstawowych zasad wnikająca z art. 80. Zgodnie z nią wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, zaś za czas jej niewykonywania pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Oznacza to, że nie we wszystkich przypadkach za czas wyjścia podwładnego w godzinach pracy w sprawach prywatnych pracodawca wypłaci wynagrodzenie. Ma obowiązek udzielić pracownikowi czasu wolnego od pracy za wynagrodzeniem, bez obowiązku jego odpracowywania, tylko w przypadkach szczegółowo wymienionych w przepisach prawa – np. konieczności stawienia się na wezwanie do sądu, prokuratury, policji czy urzędu. Nie można go mylić z wyjściem w celach osobistych, które nie znajdują się w żadnym katalogu wskazanym przez prawo, w tym w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwienia nieobecności w pracy oraz udzielenia pracownikom zwolnienia od pracy. Oznacza to, że wyjściem prywatnym z pracy wymagającym zgody pracodawcy i ewentualnie odpracowania jest np. wyjście do lekarza. Natomiast wyjście z pracy np. honorowego krwiodawcy w celu oddania krwi to usprawiedliwiona nieobecność w pracy, za którą należy się wynagrodzenie bez konieczności jej odpracowywania. Kłopot z rozliczeniem Kwestia rozliczania wyjść prywatnych jest najmniej kłopotliwa dla pracodawców, którzy wynagradzają pracowników według stawki godzinowej. Pensja stanowi wówczas iloczyn liczby przepracowanych godzin i stawki określonej w treści przepisów płacowych albo wiążącej strony umowy. Zgodnie z tą zasadą, za miesiąc, w którym pracownik skorzystał z wyjścia prywatnego, otrzyma on wynagrodzenie proporcjonalnie pomniejszone. Z kolei za miesiąc, w którym to wyjście odpracował, uzyska odpowiednio podwyższoną pensję. Więcej wysiłku ze strony pracodawcy wymaga odpowiednie naliczanie wynagrodzenia w przypadku wyjść prywatnych osób opłacanych stałą stawką miesięczną. W takiej sytuacji pracownik nie otrzyma wynagrodzenia za czas wyjścia w godzinach pracy. Powinno ono zostać wypłacone łącznie z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym wolne zostało odpracowane. Nawet w porze nocnej Wydaje się, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik odpracował brakujący czas pracy w porze nocnej. Jednak za taką pracę będzie mu przysługiwał dodatek. Cytowany art. 151 § 2 1 nie wyłącza bowiem – odmiennie niż w przypadku nadgodzin – obowiązywania przepisów dotyczących dodatku za pracę w porze nocnej. Jeżeli przez to odpracowanie nie zostaną naruszone przysługujące pracownikowi normy dobowego oraz tygodniowego odpoczynku, nie ma znaczenia, kiedy odpracuje on czas wolny. Zdaniem autorki Karolina Stawicka, adwokat, kieruje praktyką prawa pracy w kancelarii Bird & Bird Biorąc pod uwagę szczątkowy charakter regulacji prawnych dotyczących wyjść prywatnych oraz dość dużą elastyczność pracodawcy w przyjęciu konkretnego modelu w swoim zakładzie, rekomendowane jest, aby pracodawcy przyjęli stałe i transparentne rozwiązania w tym zakresie, np. poprzez włącznie ich do wewnętrznych regulaminów. Jedynie wtedy zarówno pracownicy, jak i działy kadrowo-płacowe będą miały jasność, jak w danym zakładzie należy traktować takie wyjścia i jakie są ich konsekwencje dla organizacji i czasu pracy oraz wpływ na wynagrodzenie osoby korzystającej z takich wyjść. Za wcześnie na wersję on-line Regulacja kodeksowa dotycząca formy pisemnej wniosku o zgodę na wyjście prywatne nie odpowiada wyzwaniom świata współczesnego i trendowi cyfryzacji wszelkich dokumentów, w tym płacowo-kadrowych. Posiłkując się przepisami kodeksu cywilnego należy uznać, że o zachowaniu formy pisemnej decydować będzie umieszczenie własnoręcznego podpisu pracownika pod wnioskiem albo opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zasadniczo pracownicy nie dysponują bezpiecznym podpisem elektronicznym, więc pracodawcy pozostaje przyjmowanie takich wniosków podpisanych w oryginale przez podwładnego.

wyjścia prywatne w godzinach pracy